關于印發《大型先進壓水堆及高溫氣冷堆核電站重大專項檔案管理實施細則》的通知

國能綜通核電〔2018〕132號

中國核工業集團公司、中國華能集團公司、國家電力投資集團公司、中國廣核集團有限公司、清華大學、華能山東石島灣核電有限公司、中核能源科技有限公司：

　　為規范核電重大專項檔案管理，確保專項檔案的安全性、真實性、可靠性、完整性和可用性，促進國家科技信息資源長期保存和有效共享。依據《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》、《國家科技重大專項（民口）驗收管理辦法》、《國家科技重大專項（民口）課題財務驗收辦法》、《大型先進壓水堆及高溫氣冷堆核電站科技重大專項實施管理辦法》和國家相關保密法規，我們組織編制了《大型先進壓水堆及高溫氣冷堆核電站重大專項檔案管理實施細則》，現印發給你們，請遵照執行。

國家能源局綜合司

2018年9月6日

大型先進壓水堆及高溫氣冷堆核電站科技重大專項檔案管理實施細則

　　第一章  總則

　　第一條 為保證大型先進壓水堆及高溫氣冷堆核電站科技重大專項（以下簡稱“核電專項”）檔案的安全性、真實性、可靠性、完整性和可用性，促進國家科技信息資源長期保存和有效共享，根據《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》（國科發專〔2017〕348號）、《國家科技重大專項（民口）驗收管理辦法》（國科發?！?018〕37號）、《國家科技重大專項（民口）課題財務驗收辦法》（財科教﹝2017﹞74號）、《大型先進壓水堆及高溫氣冷堆核電站科技重大專項實施管理辦法》和國家相關保密法規，制定本細則。

　　第二條 核電專項檔案是指在規劃、論證、組織實施、監督評估、考核驗收等全過程中產生的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，是國家的重要科技資源和知識資產。

　　第三條 檔案管理工作是專項管理的重要組成部分，應貫穿于核電專項實施的全過程。

　　第二章  組織領導及職責

　　第四條 國家能源局是核電專項的牽頭組織單位，負責對核電專項檔案管理工作進行統籌協調和指導監督。主要職責是：

　　（一）組織制訂檔案管理相關規定和工作方案。

　?。ǘ┙n案管理工作機制和責任體系。

　?。ㄈ┲笇Ш捅O督核電專項實施管理辦公室（以下簡稱“實施辦”）開展具體檔案管理工作。

　　第五條 實施辦具體落實檔案管理工作。主要職責是：

　　（一）為檔案管理提供人員、資金及檔案保管場地等必要支撐條件。

　　（二）負責課題檔案管理的組織協調、聯絡溝通、培訓指導及監督檢查工作。

　?。ㄈ┙M織課題檔案的收集、整理、歸檔、驗收及移交工作。

　?。ㄋ模┴撠熓占?、整理、歸檔及移交自身產生的專項管理檔案。

　?。ㄎ澹┴撠熤笇Ш捅O督各分項牽頭實施單位（以下簡稱“牽頭實施單位”）開展分項檔案管理工作，指導課題承擔單位開展具體檔案管理工作。

　　第六條 牽頭實施單位負責各自分項檔案的管理、監督和檢查。主要職責是：

　?。ㄒ唬┴撠熉鋵崒ｍ棛n案管理規定和工作方案。

　?。ǘ┴撠熉鋵嵎猪椪n題檔案管理人員及檔案保管場地等必要支撐條件。

　　（三）負責分項課題檔案管理的組織協調、聯絡溝通、培訓指導及監督檢查工作。

　?。ㄋ模┙M織分項課題檔案的收集、整理、歸檔、自查及移交工作。

　?。ㄎ澹┡浜蠈嵤┺k完成所承擔任務的檔案驗收工作，并向實施辦提交檔案信息資源。

　?。┴撠熓占?、整理、歸檔及移交自身產生的專項管理檔案。

　　第七條 課題承擔單位要按照法人管理責任制的要求，具體落實本課題檔案管理工作。主要職責是：

　　（一）建立健全課題檔案管理制度及工作責任體系，課題負責人對本課題檔案管理工作負直接責任。

　　（二）為本課題檔案管理配備人員、資金及檔案保管場地等必要支撐條件。

　?。ㄈ┮幏豆芾聿磿r移交本課題檔案，保證檔案齊全、完整、真實、準確，及時開展課題檔案自查工作。

　?。ㄋ模┙邮軐嵤┺k和牽頭實施單位組織的檔案工作業務指導和監督檢查。

　　（五）配合實施辦和牽頭實施單位檔案部門完成所承擔任務的檔案驗收工作，并向實施辦提交檔案信息資源。

　　第三章  歸檔范圍與質量

　　第八條 檔案的歸檔范圍主要包括：

　　（一）綜合材料：重要文件，領導的重要講話記錄（錄音），會議紀要，簡報，評估報告，年報，通知通告，大事記，出版刊物，影像資料等。

　　（二）規劃階段：專項實施方案（含總概算和階段概算）及相關材料，專項階段實施計劃（含分年度概算），專項年度計劃（含年度預算），專項管理辦法、制度等。

　　（三）申報立項階段：年度指南，申報書，預算申訴材料，預算評審報告，申報立項評審材料（論證專家名單、專家承諾書、專家評審表、專家組意見等）及相關視頻資料，立項批復（含預算），保密協議，任務合同書（含預算書）等。

　?。ㄋ模┻^程管理階段：實驗任務書、實驗大綱，實驗、探測、測試、觀測、觀察、考察等原始記錄、整理記錄和綜合分析報告等，各類協議、合同等，樣機、樣品、標本等實物，設計文件和圖紙，計算文件、數據處理文件，照片、底片、錄音帶、錄像帶等聲像文件，課題調整、變更材料，三部門監督評估報告，年度、階段執行情況自評價報告、檢查報告，專項階段執行情況報告/專項階段總結報告等。

　　（五）驗收階段：驗收申請書，驗收承諾書，驗收通知，自評價報告及相關材料，科技報告，知識產權及其證明類材料，第三方檢測、測試、評估報告，驗收現場測試報告，成果產業化證明類，財務驗收抽查報告及整改報告，審計報告及審計底稿、決算報告等財務相關資料，驗收評審類材料（專家簽到表、專家承諾書、驗收意見等），驗收結論書，產業化年度報告等。

　　（六）其他需要歸檔的重要材料。

　　具體歸檔范圍詳見《核電專項檔案歸檔范圍表》（附件1）。

　　第九條 檔案質量要求：

　　檔案整理及歸檔應按照國家相關標準執行。

　?。ㄒ唬ｍ棛n案的收集、整理應遵循相關規定及標準，保證內容齊全、完整、真實、準確，能夠全面反映重大專項的立項背景、實施過程、驗收及應用轉化效果；檔案應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔等。

　?。ǘｍ椪n題檔案按照課題組卷，綜合材料按照年度類別組卷。卷內文件按時間順序排列，對案卷基本情況進行說明并編制卷內目錄。

　?。ㄈ┘堎|檔案與電子檔案應同步建立并保持信息一致。

　　第四章  過程管理與保存

　　第十條 各級管理機構及課題承擔單位依據檔案管理職責分工及相關規定，對專項各實施階段產生的應歸檔的文件進行系統整理，及時歸檔保存，并按照《核電專項檔案歸檔范圍表》要求逐級移交。

　　第十一條 各級管理機構及課題承擔單位應當對移交檔案實行多套備份，確保移交后本級仍保存完整檔案。

　　第十二條 課題牽頭承擔單位在課題通過驗收或終止、撤銷后3個月內，將本課題檔案移交至牽頭實施單位。牽頭實施單位在每年5月底及11月底，將分項課題及管理檔案移交至實施辦。

　　第十三條 多個單位聯合承擔的課題，各單位保管各自產生的檔案，課題全套檔案由牽頭承擔單位完整保存（商業秘密、技術秘密等涉密信息除外），聯合單位將本單位課題檔案移交至牽頭承擔單位，商業秘密、技術秘密等涉密信息需要提供完整檔案清單備案。

　　第十四條 專項檔案移交前，應參照《核電專項檔案歸檔范圍表》（附件1）及《核電專項檔案文件編號規則》（附件2）對專項課題檔案及管理檔案分別進行編碼標注。

　　第十五條 移交檔案時，應按照國家有關標準，同時移交紙質檔案、電子檔案并附檔案材料清單（附件3、附件4），經檔案接收單位審核后，雙方履行簽收手續。

　　第十六條 檔案保管期限為永久。各級管理機構須按照國家法律規定，向國家有關檔案管理機構移交檔案。

　　第十七條 涉密檔案管理嚴格遵照國家相關保密法律法規執行。

　　第五章  檔案驗收

　　第十八條 檔案驗收是課題驗收和專項整體驗收的必要前提，檔案驗收以課題為單位進行。

　　第十九條 課題牽頭承擔單位在任務合同書規定完成日期后的60日內，向實施辦提出檔案驗收申請（附件5），實施辦組織驗收。

　　第二十條 檔案驗收工作由檔案驗收專家組（以下簡稱專家組）具體實施，專家組組成原則：

　?。ㄒ唬┯蓪嵤┺k組織的課題檔案的驗收，專家組包含相關技術、財務及檔案專家，專家組不少于3人，專家組長由檔案專家擔任。

　　（二）檔案專家需有在政府機關、高等院校和科研機構、國有企業等從事檔案工作或檔案學研究相關經歷；具備副高級及以上專業技術職稱；專家選擇應遵守回避制度。

　　第二十一條 檔案驗收內容主要包括：單位檔案管理制度和支持條件情況；檔案的完整性、準確性、系統性和有效性情況；檔案的分類、整理、組卷、裝盒等情況；紙質檔案與電子檔案對應及真實情況等。

　　第二十二條 檔案驗收程序

　　（一）實施辦對課題承擔單位提交的檔案驗收申請材料進行審核。審核未通過的，課題承擔單位按要求整改并重新報送。

　?。ǘ嵤┺k組織專家組通過現場查驗、案卷抽查等方式進行驗收，完成檔案驗收專家評議表（附件6）打分并形成驗收結論書（附件7）。

　　第二十三條 檔案驗收結論分為合格與不合格，專家組成員打分全部在80分以上并同意通過驗收的為合格。課題檔案驗收不合格的，由檔案驗收組提出整改意見，實施辦督促課題承擔單位限期整改，并進行復驗。檔案驗收合格后，方可進行課題任務驗收。

　　第二十四條 課題完成所有驗收工作后，牽頭實施單位及課題承擔單位應將驗收階段產生的應歸檔的文件材料歸入本課題檔案及相應管理檔案。

　　第六章  共享與利用

　　第二十五條 各級管理機構和課題承擔單位要在嚴格遵守國家相關保密及知識產權保護的法律規定下，制訂檔案有效利用制度，推進檔案的共享服務。

　　第二十六條 各級管理機構應通過現代科技手段加強課題檔案信息資源開發利用，為核電專項實施、監督檢查、評估、驗收等管理工作提供便利條件，為科技創新、經濟發展和社會進步提供支撐服務。

　　第二十七條 查閱、摘抄和復印檔案，需持有效證件，并登記造冊。查閱、摘抄、復印涉密檔案，須依據國家相關保密規定，履行審批手續。

　　第二十八條 對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，須按照檔案管理權限和工作程序，履行審批手續。

　　第七章  監督檢查與考核獎懲

　　第二十九條 各級單位按要求建立檔案管理監督檢查制度。實施辦適時對檔案保管及移交情況進行檢查考核并通報結果。

　　第三十條 實施辦對檔案管理工作中做出突出貢獻的單位和個人給予表彰；對沒有及時歸檔移交檔案或檔案質量存在嚴重問題的單位和責任人給予通報批評、限期整改并記入誠信檔案。

　　第三十一條 在檔案的收集、整理、保管、利用、服務等管理工作中，出現違法違紀行為的依照《檔案管理違法違紀行為處分規定》處理。

　　第八章  附則

　　第三十二條 本規定由國家能源局負責解釋，自發布之日起施行。

　　附件：1.核電專項檔案歸檔范圍表

　　　　　2.核電專項檔案文件編號規則

　　　　　3.核電專項課題檔案清單[課題層面]

　　　　　4.核電專項課題檔案匯總表[專項層面]

　　　　　5.核電專項課題檔案驗收申請表

　　　　　6.核電專項課題檔案驗收評議表

　　　　　7.核電專項課題檔案驗收結論書